E-računi po 1. 1. 2015

Novost, ki se nam obeta je tudi ta, da bodo s 1. 1. 2015 morali proračunski uporabniki (v nadaljevanju PU) prejemati račune in spremljajoče dokumente izključno v elektronski obliki (v nadaljevanju e-računi).

Ali ta sprememba napoveduje »konec kupom papirja«? Kdo ve….

Pravno podlago najdemo v zakonu in pravilniku:

• Zakonu o opravljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike (Ur.list RS, št.59/2010 in 111/2013, ZOPSPU) – 26.člen
• Pravilnik o standardih in pogojih izmenjave elektronskih računov prek enotne vstopne in izstopne točke pri Upravi Republike Slovenije za javna plačila – UJP (Ur.list RS, št.9/11 in 109/12).

Kaj pa je pravzaprav e- račun? E-račun mora biti izdan v standardizirani elektronski obliki in mora biti elektronsko podpisan. E-račun ni račun v PDF obliki, ki ga pošljemo po elektronski pošti. Ravno tako lahko proračunski uporabniki prejemajo račune le preko UJP – spletna aplikacija UJPnet. Zakon velja na območju Slovenije, tako da za tujino ne velja. Za kršitelje zakon v 31.členu predpisuje globo.

Kaj to pomeni za gospodarstvo? To pomeni, da bomo morali vsi, ki poslujemo s proračunskimi uporabniki za opravljene storitve in dobavljeno blago pošiljati e-račune. Zakon predpisuje e-račune le za izmenjavo računov s proračunskimi uporabniki. To pomeni, da bodo gospodarskim subjektom proračunski uporabniki še vedno lahko izstavljali račune v papirnati obliki.

Kar nekaj dejstev govori v prid e-računov. Zagotavljajo varnost s pomočjo elektronskih poti, avtomatizirana izmenjava pohitri poslovanje, omogočena je večja preglednost in nadzor nad delom z računi, avtomatski prevzem računa zmanjšuje napake, možna optimizacija delovnih procesov in predvsem nižji stroški poslovanja ter hranjenje v elektronski obliki.

E-račun je sestavljen iz:

• ovojnice e-računa, to je dokument v xml strukturi namenjen usmerjanju e-računa;
• imeti mora končnico ENV;
• vsak račun ima svojo ovojnico;
• vsebovati mora predpisano BIC kodo izdajatelja, BIC kodo prejemnika in davčno številko prejemnika, podatke za plačilo;
• ovojnica vsebuje e-račun v xml strukturi, ki jo je definirala Gospodarska zbornica Slovenije z obveznim podpisom;
• poljubne priloge (npr. vizualizacija e-računa v PDF obliki)

Proračunski uporabniki morajo prejemati in izdajati e-račune preko UJP. UJP zagotavlja izmenjavo:

• e-računov (vrsta dokumenta 380) in zahtevkov (vrsta dokumentov 382) med proračunskimi uporabniki ter
• e-računov med javnim in zasebnim sektorjem.

Gospodarski subjekti posredujejo e-račune preko bank vključenih v medbančno izmenjavo e-računov, ki deluje prek procesorja Bankart ali preko e-ponudnikov, s katerimi ima UJP sklenjene pogodbe. Trenutno je v sistem vključenih 18 bank in UJP. E-ponudniki so ZZI, Pošta Slovenije, Panteon Group, Setcce… Manjši gospodarski subjekti, ki ne bodo imeli možnosti pošiljanja e-računov, bodo lahko proračunskim uporabnikom pošiljali e-račune preko portala UJP. Vendar pa bo pošiljanje računov količinsko omejeno, dostop pa bo možen le s kvalificiranim potrdilom.

Kaj pomeni datum 1.1.2015?
Datum 1.1.2015 je meja, ki je vezana na datum prejema računa. To pomeni, da datum izdaje in datum storitve na računu nista pomembna, ampak je pomemben datum prejema računa. Če bo PU prejel račun 31.12.2014, bo lahko račun prejel tudi v papirnati obliki. V kolikor bo PU račun prejel 1. oz. 2.1.2015, bo lahko prejel le e-račun. V kolikor bo prejel račun v papirnati obliki, ga bo moral zavrniti.

Na prihajajoči datum se bo potrebno temeljito pripraviti, da se bomo izognili morebitnim težavam. Predhodno bo potrebno preizkusiti programe v katerih izdajamo račune, urediti si bomo morali bazo kupcev, preizkusiti je potrebno elektronske poti za izmenjavo e- računov Ravno tako ne smemo pozabiti na dejstvo, da veljavnost e-računa zagotavlja davčni zavezanec sam. Zato moramo poskrbeti za zanesljivo revizijsko sled med računom in opravljeno transakcijo.

»Rast pomeni spremembo in spremembe vsebujejo tveganja, stopanje iz znanega v neznano.« George Shinn