V skladu z Zakonom o gospodarskih družbah (ZGD-1) mora biti letno poročilo sestavljeno jasno in pregledno in mora odražati resnično in pošteno sliko o sredstvih in obveznostih družbe. Med ukrepe za preverjanje obračunskih podatkov sodi tudi popis oz. inventura. Dolžnost popisa sredstev in virov sredstev je predpisana s 54.členom ZGD-1.

Tudi Slovenski računovodski standardi (SRS 2016) in Pravila skrbnega računovodenja (PSR 2016) nam nalagajo, da je potrebno enkrat letno preveriti, če se stanje sredstev in obveznosti v poslovnih knjigah ujema z dejanskim stanjem, kar ugotovimo s popisom. Zakon o računovodstvu pa nalaga dolžnost popisa proračunskim uporabnikom ter pravnim osebam javnega in zasebnega prava.

1. Kdo in kdaj mora opraviti popis?

Zavezanci za popis so vse pravne osebe:

  • gospodarske družbe,
  • pravne osebe zasebnega prava,
  • društva,
  • gospodarske javne službe,
  • pravne osebe, ki so proračunski uporabniki in
  • fizične osebe, ki opravljajo dejavnost (podjetniki).

Popis se opravi najmanj enkrat letno in to na koncu ali čim bliže konca poslovnega leta. V kolikor je koledarsko leto enako poslovnemu letu, se izdela popis praviloma na dan 31.december in govorimo o rednem letnem popisu.

2. Kaj storiti, ko se popis ne ujema s knjiženim stanjem?

Pri popisu zalog se običajno ugotovi, da se popisano stanje ne ujema s knjiženim. Organizacija mora najprej preveriti razloge za nastale razlike. V kolikor razloga za razlike ni mogoče ugotoviti, je verjetno, da gre za popisne razlike.

Popisna komisija lahko ugotovi pri eni zalogi primanjkljaj pri drugi zalogi pa presežek. V kolikor je možno dokazati in popraviti napačno knjiženje prodaje ali porabe posameznih vrst oz. dimenzij istovrstnih zalog je možen pobot primanjkljajev in viškov, v nasprotnem primeru pa pobot ni mogoč.

V kolikor popisna komisija ugotovi presežek zalog pri popisu, se popravi knjiženje v glavni knjigi. Od presežka ni potrebno obračunati DDV, sam popravek knjižb pa vpliva na bilanco stanja, saj se poveča stanje zalog in na izkaz poslovnega izida, ker se zmanjša poraba.

V kolikor popisna komisija pri popisu zalog ugotovi primanjkljaj, pa so popisne razlike predmet obdavčitve tako po Zakonu od DDV (ZDDV-1), kot po Zakonu o davku od dohodkov pravnih oseb (ZDDPO-2).

Z vidika ZDDPO-2 je primanjkljaj davčno priznan odhodek, razen če gre skladno z 29.členom ZDDPO-2 za zasebno porabo in porabo, ki ni skladna z običajno poslovno prakso.

Z vidika Zakona o DDV (ZDDV-1) se primanjkljaj šteje za promet blaga, razen če gre za:

  • primanjkljaj in uničenje zaradi višje sile;
  • primanjkljaj, ki je neločljivo povezan s procesom izdelav in predelave blaga;
  • primanjkljaj in uničenje iz naslova kala, razsipa, razbitja in okvare blaga, ki sta neločljivo povezana s skladiščenjem in prevozom blaga, v dejanskem obsegu, ki pa ne sme biti večji od običajnega, ki ga določi strokovno združenje,
  • primanjkljaj oz. izgube zaradi tatvine oz. kraje, če je o tem sestavljen zapisnik policijske postaje.

Davčna obveznost nastane v obdobju, v katerem je opravljena taka dobava blaga. Davčna osnova je nabavna cena zadevnega ali podobnega blaga brez DDV oziroma lastna cena v trenutku uporabe.

3. Pet specifičnih izzivov pri popisu zalog

1. Obravnava kala pri zalogah

Kalo pomeni zmanjšanje teže, prostornine in kvalitete, ki nastane pri blagu med prevozom, predelavo in skladiščenjem. Take izgube so lahko posledice objektivnih okoliščin (nastanejo zaradi narave zalog ob normalnem ravnanju z njimi) ali subjektivnih okoliščin (nastanejo zaradi nepravilnega ravnanja z njimi). Organizacija ne obračuna DDV od primanjkljajev in uničenja zaradi kala blaga, neločljivo povezanega s skladiščenjem in prevozom blaga, v dejanskem obsegu, ki ne sme biti večji od običajnega, ki ga določi stroškovno združenje. Od presežnega kala ali v primeru, da za dejavnost ni predpisanega kala s strani strokovnega združenja, mora organizacija obračunati in plačati DDV.

2. Obravnava zalog, ki jim je potekel rok uporabnosti

Zaloga s pretečenim rokom uporabnosti postane pokvarjena in neuporabna. Zalogo s pretečenim rokom uporabnosti mora organizacija vključiti v izračun kala. Zaloge, ki jim poteče rok uporabnosti in je bila zato njihova prodaja ali uporaba prepovedana oz. ustavljena, nimajo tržne vrednosti, torej je tudi obračunani DDV nič. Organizacija mora razpolagati z dokazili.

3. Obravnava poškodovanega blaga

V kolikor popisna komisija ugotovi, da so zaloge poškodovane, se lahko zmanjša vrednost zalog na čisto iztržljivo vrednost. Zmanjšanje vrednosti zalog na čisto iztržljivo vrednost je odhodek tekočega obdobje, vendar ni zavezano k obračunu DDV, ker ne gre za promet in so zaloge še vedno v lasti organizacije. Pri prodaji teh zalog, pa je osnova za obračun DDV zaračunana vrednost. V kolikor zalog organizacija ne more prodati, se lahko dokončno uničijo. Od vrednosti uničenih zalog mora organizacija obračunati DDV. Če je vrednost zalog nič, je tudi obračunani DDV nič. Organizacija mora imeto dokazila, da je zaloge skušala prodati. Ravno tako mora imeti uničenje opravičljive poslovne razloge.

4. Obravnava neidočih zalog

V kolikor organizacija ugotovi, da ima na zalogi nekurantno blago, ki ga ne more prodati, mu lahko zmanjša vrednost na iztržljivo vrednost. Določi jo na podlagi pregleda trga. Zmanjšanje vrednosti zalog na čisto iztržljivo vrednost je odhodek tekočega obdobje, vendar ni zavezano k obračunu DDV, ker ne gre za promet in zaloge so še vedno v lasti organizacije. V kolikor zalog organizacija ne more prodati, se lahko dokončno uničijo. Od vrednosti uničenih zalog mora organizacija obračunati DDV. Če je vrednost zalog nič, je tudi obračunani DDV nič. Organizacija mora imeti dokazila, da je zaloge skušala prodati. Ravno tako mora imeti uničenje opravičljive poslovne razloge.

5. Primanjkljaj in uničenje zaradi višje sile

Uničenje in primanjkljaj zalog zaradi višje sile ni predmet DDV. Za odpis zalog zaradi uničenja zaradi višje sile morajo zavezanci imeti listine npr. popis in fotografije, s katerimi dokazujejo uničenje in neuporabnost zalog. Od dokazano uničenega blaga ni potrebno obračunati DDV in ni potrebno delati popravka DDV. Odpis uničenih zalog je davčno priznan odhodek in znižuje davčno osnovo.

Organizacija popisne primanjkljaje ustrezno knjiži. Za popisne primanjkljaje zniža stanja na kontih zalog, konti na strani odhodkov pa so odvisno od vrste zalog pri kateri smo ugotovili primanjkljaj.

Organizacija ugotovljen primanjkljaj polproizvodov in gotovih proizvodov ter trgovskega blaga, knjiži na konte:

  • poslovnih odhodkov na konte skupine 70, če izkaz poslovnega izida sestavi po I.različici in
  • poslovnih odhodkov na konte skupine 71, če izkaz poslovnega izida sestavi po II.različici.

Primanjkljaje ovrednoti skladno z izbrano metodo vrednotenja zalog.

Popisne primanjkljaje ugotovljene pri zalogah surovin in materiala, organizacija knjiži med stroške na konto podskupine:

  • 405 – uskladitev stroškov materiala in drobnega inventarja zaradi ugotovljenih popisnih razlik.

V kolikor mora obračunati od primanjkljaja DDV pa ga knjiži med stroške na konto podskupine:

  • 480 – dajatve, ki niso odvisne od stroškov dela ali drugih vrst stroškov.

 

Zaključek

Popis zalog lahko pomembno vpliva na podatke v bilanci stanja in izkazu poslovnega izida. Ravno tako vpliva na davčne obveznosti, zato je pravilna izvedba popisa osnova za pravilno izkazane postavke v računovodskih izkazih.