“Prosim”, “hvala”, “oprostite” in “izvolite” na delovnem mestu

Poslovni bonton je trenutno družbeno sprejemljivo vedenje, ki ga določajo moralne norme časa in prostora v poslovnem svetu. Je torej veščina, ki jo morajo obvladovati vsi, ki so del poslovnega sveta. S tem soustvarjajo ustrezno delovno vzdušje in delajo dober vtis na poslovne partnerje. Z upoštevanjem poslovnega bontona bodo zaposleni v organizaciji bolj učinkoviti, njihovi poslovni partnerji in stranke pa bolj zadovoljni.
Področja lepega vedenja so: odločanje, prednostna pravila, pozdravljanje, rokovanje, predstavljanje, uporaba imen in nazivov, poslavljanje, vikanje ali tikanje, izmenjava vizitk, pošiljanje vabil, lepo vedenje med zaposlenimi, do poslovnih partnerjev in do strank. Poleg tega se poslovni bonton ukvarja tudi s pravili lepega vedenja pri nebesednem in besednem komuniciranju, poslovnimi darili, sprejemanjem poslovnih partnerjev, organizacijo poslovnega sestanka in s pravili vedenja v drugih državah.

LEPO VEDENJE
Osnovno vodilo lepega vedenja predstavljajo trije temelji: koristnost, poštenost in prijetnost. Lepo vedenje je takšno, ki ustreza pričakovanjem okolice in je v skladu z vrednotami, navadami in interesi drugih ljudi. Čim višji je naš položaj v organizaciji, tem bolj vljudni, razumevajoči in prilagodljivi moramo biti. Temeljno vodilo lepega poslovnega vedenja je premišljena skrb za interese in čustva drugih, zato je prav, da pri tem upoštevamo:
• poštenje (naše ravnanje naj bo iskreno in pošteno),
• pravila lepega obnašanja (bodimo nesebični in disciplinirani),
• osebnost (s svojim vedenjem drugim sporočamo svoje vrednote, odnos in mnenje),
• videz (vedno se uredimo po svojih najboljših močeh),
• skrb za druge (nase gledamo z vidika drugih ljudi; empatija),
• taktnost (premislimo, preden spregovorimo).

Z upoštevanjem poslovnega bontona bodo zaposleni v organizaciji bolj učinkoviti, njihovi poslovni partnerji in stranke pa bolj zadovoljni.

Pravila lepega vedenja pri nebesednem komuniciranju
Raziskave kažejo, da ima v povprečnem govoru neposreden pomen besed le 7%, intonacija govora 38%, nebesedno sporočanje, pa kar 55%. Zato moramo biti zelo pozorni na prvine nebesednega sporočanja, to so: pravila glede točnosti prvega vtisa, govorice telesa, osebne urejenosti, kodeksa oblačenja, vonja in prostora.

Pravila lepega vedenja pri besednem komuniciranju
Govorna komunikacija je pogovor med dvema osebama ali v skupini. Omogoča nam hkratno komuniciranje z več osebami in opazovanje odzivov sogovornika na naša sporočila. Najpomembneje pri besedni komunikaciji je poznavanje vsebine govorjene besede. Pri njenem sporočanju pa moramo biti pozorni na štiri pomembne besede bontona in sicer: prosim, hvala, oprostite in izvolite.
Žal je že tako, da v službi preživimo več časa kot doma, vendar velikokrat slišimo, da je služba povsem drugačen svet od domačega, zato med delovnim časom niso potrebni tisti normalni človeški odnosi, kakršni vladajo doma. Drži, da je služba umetno okolje, kjer smo prisiljeni delati z ljudmi, ki jih mogoče nikoli ne bi izbrali za prijatelje. Nikar ne pustimo človečnosti pred vrati, ko vstopamo v službo. Da bomo človečnost omogočili, si pomagajmo z občutkom za taktnost, kajti ne za ljudi ne za poslovni uspeh ni koristno, če  bo sleherni dan v podjetju ali ustanovi kot vreme, kjer enkrat nastopi nevihta s strelami, drugič pa sonce.

V naših medsebojnih odnosih upoštevajmo, da mora biti naše vedenje tako, ki drugim ne bo škodovalo ali vzbujalo občutka krivde, temveč bo veljalo za pošteno in jim bo koristilo.
Pomagajmo si z osnovnimi pravili o prednostih: ženska pred moškim, starejši pred mlajšim, prišlek ali gost pred domačim, višji po položaju pred nižjim…
Če se sodelavci na delovnem mestu pozdravljajo, to ni samo dostojno, ampak je tudi prijetno. Predvsem moški kolegi so poklicani, da prvi pozdravljajo svoje sodelavke, ki jih srečujejo na hodnikih ali v drugih prostorih službe. Naj to postane vsakdanja navada. Moški kolegi praviloma dajejo pri vstopanju v prostore prednost kolegicam, v vsakdanjih stikih naj to pravilo velja, ne glede na položaj ali funkcijo, ki jo imajo moški kolegi.
Ko je v podjetju ali ustanovi zelo pomemben, uraden obisk, je drugačna situacija, ker takrat šteje samo naš položaj v podjetju in ne to, kdo je moškega in kdo ženskega spola. Zatorej velja, da pri strogo poslovnem odnosu vedno spol ( in tudi starost ) zanemarimo in upoštevamo samo položaj posameznika.
Pri rokovanju si zapomnimo, da roko ponudi tisti, ki je v danem trenutku višji v družbeni razvrstitvi. Torej vselej dama ponudi roko gospodu in ne obratno, kar se na žalost velikokrat dogaja v našem slovenskem komuniciranju. Starejši ponudi roko mlajšemu, tisti, ki je po položaju višji, jo ponudi nižjemu. Ta pravila so lahko nekoliko ohlapnejša v primeru, ko se znajdemo sredi večje skupine ljudi in zelo težko najdemo pravilno razporeditev. Zelo nevljudno je, kadar gospod prvi poda roko dami. Vsekakor bodimo pozorni tudi na to, kako se rokujemo, kako podamo in stisnemo roko. Ohlapna, mrzla ali celo prepotena roka nam že marsikaj lahko pove o posamezniku. Zavedajmo se, da z rokovanjem lahko dobimo že kar nekaj informacij o posamezniku.

UPORABA TELEFONOV
Ljudje vsak dan opravimo na milijone telefonskih razgovorov, velik del teh razgovorov je namenjen poslovanju. Velikokrat telefonski razgovori potekajo med ljudmi, ki se še niso srečali, telefoniramo v želji, da bi pridobili ali posredovali informacije, razpravljamo o problemih, jih rešujemo, prepričujemo sogovornike…
Medtem ko pisana beseda pusti sledi,  nam telefoniranje pusti le spomin v smislu ali smo bili pri doseganju ciljev uspešni ali ne.
Mnogi pogovori se končajo z grenkim priokusom, so nezadovoljivi in pri enem ali drugem udeležencu pustijo občutek nelagodja, jeze, slabe volje.
Razlog za vse to, velikokrat ni vsebina pogovora, temveč način njegovega poteka, saj so pogosto nevljudna naša podzavestna dejanja in ne gre vedno le za očitnejše napake.

Pravilno klicanje in pravilno sprejemanje telefonskega klica v poslovnem svetu:
Kadar kličete vi: pozdravite, navedite ime svojega podjetja, oddelka, se predstavite in poveste zakaj kličete
Kadar vas nekdo kliče: pozdravite, poveste ime svojega podjetja, se predstavite
Telefonski pogovor naj bo kratek in jedrnat. Ne dolgovezite, kajti s tem zadržujete dve liniji: svojo in sogovornikovo. Če predvidevate, da bo pogovor daljši kot je to običajno, se najprej pozanimajte ali se vam sogovornik lahko sploh posveti v toliki meri prav tisti trenutek.
Prednosti in slabosti
• Prednosti: hitrost vzpostavljanja zveze med sogovornikom, priročnost vzpostavljanja zveze, hitrost povratne informacije, relativna zasebnost
• Slabosti: omejenost na besedne in zvočne signale, ni vidnega kontakta, omejena zasebnost, nedokumentiranost